Tietosuoja

NAANTALIN TAEKWONDO RY:N TIETOSUOJASELOSTE

REKISTERIN NIMI

Naantalin Taekwondo ry:n jäsenrekisteri

YHTEYSHENKILÖ TIETOSUOJA- JA HENKILÖREKISTEREITÄ KOSKEVISSA ASIOISSA, TIETOSUOJAVASTAAVA

Elina Glad

email: elina.glad (at) naantalintaekwondo.fi, puh. +358505997511.

REKISTERIN KUVAUS

Yhdistyslaki (11§) velvoittaa yhdistyksen hallitusta pitämään yllä jäsenluetteloa, johon on merkittävä kunkin jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Jäsenluetteloa ylläpidetään seuran jäsenrekisterissä, johon keretään myös muita henkilötietoja seuran sisäisen viestinnän sekä laskutuksen mahdollistamiseksi.

Rekisterinpitäjä ja henkilötietojen käsittelijät saavat käyttöoikeuden rekisteröidyn tietoihin ainoastaan asiakassuhteen voimassaolon ajaksi ja  rekisteröidylle ilmoitettuun käyttötarkoitukseen.

Jäsenrekisteristä voidaan johtaa edelleen seuraavia harrastajan omaan suostumukseen pohjautuvia rekistereitä:

  • Ohjaaja- ja seuratoimihenkilörekisteri
    • Käyttötarkoitus: Ohjaajien ja seuratoimihenkilöiden yhteystietojen ylläpito ja tiedottaminen, ohjaajien käymien koulutusten kerääminen ja ylläpito.
  • Vyöarvorekisteri
    • Käyttötarkoitus: Harrastajien vyöarvojen seuranta ja ylläpito.
  • Kilpailijarekisteri
    • Käyttötarkoitus: Kilpailuilmoittautumisten hallinta.

KERÄTTÄVÄT TIEDOT

Jäsenrekisteriin kerätään seuraavat henkilötiedot:

  • Nimi, osoite, syntymäaika, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
  • Alaikäisiltä harrastajilta huoltajan nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.

Lisäksi harrastajalta saatetaan hänen suostumuksellaan kerätä seuraavat lisätiedot:

  • Ohjaaja- ja seuratoimihenkilörekisteri
    • Ohjaaja- ja harrastustoimintaan liittyvät  koulutustiedot
    • Kuva
  • Vyöarvorekisteri
    • Harrastajan suorittamat vyöarvot
  • Kilpailijarekisteri
    • Kilpailijan painoluokka,
    • Kilpailusarja
    • Kuva
    • Kilpailujen tulokset

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY JA KÄYTTÖ

Tietojen käyttö

Jäsenrekisterin käsittelijät käyttävät henkilön henkilötietoja ainoastaan anonymisoituna tilastotietona, seuran sisäisessä viestintä/tiedottamistarkoituksessa, laskutukseen liittyvissä toimissa tai virhetilanteiden korjaamista varten.

Tietojen edelleen luovuttaminen

Mikäli tietojen käyttö ei perustu muuhun oikeusperusteeseen, kysytään rekisteröidyltä erikseen suostumus tietojen käyttöön, kyseisen palvelun käyttötarkoituksen mukaisesti (esim. seuran tehdessä leiri-,  kilpailu- tai muita tapahtumailmoittautumisia tai DAN-graduointeja varten).

HENKILÖTIETOJEN TARKISTAMINEN JA OIKAISEMINEN

Jäsenellä on oikeus tarkistaa ja muokata tietojaan jäsenrekisterissä. Rekisterinpitäjä voi muokata tietoja virhetilanteiden korjaamisen yhteydessä. Henkilötietojen tarkistamiseksi ja/tai oikaisemiseksi voit olla yhteydessä seuran tietosuojavastaavaan.

OMIEN TIETOJEN POISTAMINEN

Rekisteröity voi muokata omia tietojaan ja/tai pyytää omien tietojen poistoa jäsenyyden päätyttyä. Jäsenrekisteristä poistetaan vuosittain jäsenet, jotka eivät ole maksaneet jäsenmaksua kyseessä olevalle kaudelle. Omien tietojesi poistamiseksi voit olla yhteydessä seuran tietosuojavastaavaan.